Устройство и работа кассовых аппаратов

Различия кассовых аппаратов и онлайн-касс

Кассовым аппаратом называют оборудование, с помощью которого в специальную базу передается информация о продажах, оплатах, возвратах. Кассовый аппарат формирует и печатает чеки. Кассовый аппарат может автоматически провести платеж с банковской карты. Наличная оплата оформляется кассиром.

Онлайн-касса – это кассовый аппарат, имеющий подключение к интернету. Дополнительное подключение дает возможность передавать сведения о выручке и продажах напрямую в ФНС.

Начиная с 2023 года, расчет с покупателями разрешено проводить исключительно с использованием онлайн-касс. Не всегда онлайн-кассы являются физическими устройствами. Множество точек, предоставляющих товары или услуги, пользуются виртуальной версией. Такие кассы популярны у служб доставки, такси и онлайн-магазинов.

По сути, онлайн-касса необходима для проведения оплат и формирования чеков, а кассовый аппарат – это физический носитель для онлайн-кассы. Виртуальные кассы также нуждаются в физическом носителе. Для этого продавцу необходимо заключить договор с оператором, предоставляющим доступ к онлайн-кассе. При этом прибор будет стоять в data-центре у оператора.

Онлайн-касса подключается к товароучетным программам. Такой ход помогает отследить наличие товаров, изменения в ассортименте и собирать отчеты о товарообороте, загруженности точек продаж.

Кто и зачем использует кассовый аппарат

Юридические лица и ИП обязаны вести расчеты через кассу. При этом, пользоваться кассовым аппаратом не обязательно. Он нужен тогда, когда покупателю необходимо «на месте» расплатиться наличными, картой или с помощью QR-кода. Это касается:

офлайн-магазинов, кафе, ресторанов и заправок;
расчета с курьером при доставке;
в пунктах выдачи;
в автомастерских, салонах красоты, частных клиниках, ветеринарных клиниках и в стоматологиях.

Если расчеты проводятся исключительно удаленно, можно ограничиться облачной кассой. Аппарат достаточно взять в аренду у оператора, услугами которого пользуется продавец.

Налоговые режимы, требующие онлайн-кассу

Согласно 54-ФЗ, онлайн-касса используется в следующих случаях:

Расчет с физлицами. Расчет подразумевает не только оплату за товар или услугу, но и выдачу аванса, внесение платежа по рассрочкам и кредитам, возвраты. Касса требуется независимо от того, каким образом покупатель-физлицо перевел деньги (картой или наличными в офлайн-точке, перечислил напрямую на счет по квитанции, оплатил онлайн или через вендинговый аппарат, с помощью QR-кода).
Расчет с ИП и организациями. Кассовый аппарат понадобится для проведения наличного расчета. Не играет роли, проходит оплата или возврат средств – все операции с наличностью проводятся только через кассу. При этом не имеет значения, какой системой пользуется продавец.

Законодательно указан ряд исключений, позволяющих работать без использования онлайн-касс в зависимости от вида деятельности и места ее ведения.

Особые условия, касающиеся ИП на патенте и НПД

Кроме общих оснований, для предпринимателей на ПСН установлен перечень дополнительных видов деятельности, не нуждающихся в ККТ.

ИП, платящие налог на профдоход, полностью освобождаются от применения онлайн-касс и могут не обращаться за ними к операторам. Использование кассовых аппаратов, при этом, желательно.